Hoofd Secretariaat
Dit is je team
In 2028 vindt na twintig jaar weer een Nationale Jamboree plaats: NJ2028. Dit is dé plek waar scouts en explorers uit Nederland en uit het buitenland samenkomen om een geweldig kamp te beleven. NJ2028 vindt plaats in augustus 2028 op het Scoutinglandgoed in Zeewolde.
Dit ga je doen
Als Hoofd Secretariaat van NJ2028 ben je samen met je mede secretaris het gezicht van het team Secretariaat.
Jullie zijn samen verantwoordelijk voor:
• Administratieve ondersteuning van het organisatieteam;
• Notulen, planning, documentbeheer en interne communicatie;
• Het beheren van mailboxen, afspraken en informatiestromen;
• Het ontwikkelen en beheren van de deelnemers- en medewerkersinschrijving;
• De beantwoording van vragen die via de helpdesk binnenkomen;
• Het ondersteunen van teams bij administratieve processen;
• Het bewaken van structuur, overzicht en continuïteit.
Je maakt onderdeel uit van het organisatieteam (OT) en zorgt dat de organisatie soepel, overzichtelijk en efficiënt draait.
Dit neem je mee
Het uitgangspunt voor het organisatieteam (OT) van de NJ2028 is een junior & senior structuur. Heb je het nog nooit gedaan, maar denk je dat je het wel kunt? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Heb je al ruime ervaring binnen deze functie bij een Scoutingevenement? Dan gebruiken we jouw kennis en ervaring graag om ook de junior te begeleiden in zijn traject.
Je hebt ervaring met het begeleiden van mensen in een (vrijwilligers)organisatie en je bent goed in het onderhouden van contacten. Je bent bereid om jouw netwerk binnen Scouting in te zetten voor NJ2028. Je weet mensen enthousiast te maken en te motiveren, maar je kunt ook mensen aanspreken op hun gedrag als dat nodig is.
Daarnaast:
- Je hebt ervaring met administratie, secretariaat of projectondersteuning;
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
- Je kunt goed communiceren en overzicht bewaren;
- Werk je nauwkeurig en denk je creatief mee over efficiëntieverbeteringen;
- Heb je bij voorkeur ervaring met het organiseren van evenementen;
- Kun je overweg met digitale programma's zoals SOL en Office 365;
- Ben je lid van Scouting Nederland (of bereid dat te worden);
- Beschik je over een VOG (of ben je bereid deze aan te vragen);
- Heb je voldoende tijd beschikbaar tot en met december 2028;
De tijdsinvestering varieert per week. In drukke periodes ben je meerdere dagdelen per week bezig, terwijl het op andere momenten rustiger is. Gemiddeld ben je twee dagdelen per week bezig met deze functie.
Dit mag je leren
Je maakt deel uit van het organisatieteam en draagt actief bij aan NJ2028, een unieke ervaring. Je breidt je netwerk uit en ontwikkelt je vaardigheden verder.
Deze functie biedt een mooie uitdaging waarin je jouw kwaliteiten zoals samenwerken, communiceren en analytisch denken verder kunt ontwikkelen.
Dit is voor jou
Je bent de stille kracht achter de schermen die ervoor zorgt dat NJ2028 goed georganiseerd verloopt. Een rol waarin je veel impact hebt op het succes van het evenement.
De grootste beloning? De glimlach van duizenden enthousiaste scouts die in 2028 een onvergetelijke Nationale Jamboree beleven, mede dankzij jouw inzet!